Vous avez une liste de références produits d'un côté, et un catalogue avec les prix de l'autre. Il faut rapatrier le prix en face de chaque référence. C'est exactement le travail de RECHERCHEV, et de sa remplaçante RECHERCHEX. C'est aussi la fonction sur laquelle butent le plus d'utilisateurs, pour des raisons très identifiables.
En bref
- Ces fonctions vont chercher une information dans un autre tableau à partir d'un identifiant commun.
- RECHERCHEV impose que l'identifiant soit dans la première colonne. RECHERCHEX supprime cette contrainte.
- Le quatrième argument oublié de RECHERCHEV est la cause d'erreur la plus courante.
- RECHERCHEX n'existe que dans les versions récentes d'Excel.
Le principe, en une phrase
Vous donnez une valeur à chercher, vous indiquez où la chercher, et vous dites quelle information rapporter. C'est tout. La difficulté n'est pas conceptuelle, elle est dans la rigueur des arguments.
Prenons le cas type. Feuille 1 : vos commandes, avec une colonne « Référence ». Feuille 2 : le catalogue, avec « Référence » et « Prix ». Vous voulez le prix en face de chaque commande. L'identifiant commun est la référence.
RECHERCHEX n'existe que dans les versions récentes d'Excel : sur une version ancienne, la fonction reste introuvable.
RECHERCHEV : la version historique et ses contraintes
La formule prend quatre éléments : la valeur cherchée, la plage où chercher, le numéro de la colonne à rapporter, et le type de correspondance.
Deux contraintes fortes en découlent, et ce sont elles qui posent problème.
L'identifiant doit être dans la première colonne de la plage. Si votre catalogue a le prix avant la référence, RECHERCHEV ne sait pas travailler. Il faut déplacer des colonnes, ce qui casse souvent d'autres formules.
La colonne à rapporter se désigne par son numéro. Vous comptez : référence, désignation, prix, c'est la troisième. Le jour où quelqu'un insère une colonne, le numéro ne correspond plus, et la formule rapporte silencieusement la mauvaise information. C'est le défaut le plus dangereux, parce qu'il ne produit aucune erreur visible.
Le quatrième argument, celui que tout le monde oublie
C'est la cause numéro un des résultats aberrants. Ce dernier argument dit à Excel s'il doit chercher une correspondance exacte ou approximative. Si vous l'omettez, Excel choisit approximative.
En pratique, cela signifie qu'il rapporte la valeur la plus proche trouvée, sans prévenir. Sur une liste de références triée différemment, vous obtenez des prix qui ne correspondent à rien, et rien ne signale l'erreur.
La règle est simple : dans 95 % des cas, vous voulez une correspondance exacte, et il faut l'écrire. Prenez l'habitude de toujours renseigner ce quatrième argument, même quand ça semble superflu.
RECHERCHEX : ce qui change
La fonction plus récente corrige les trois défauts d'un coup.
| Point | RECHERCHEV | RECHERCHEX |
|---|---|---|
| Position de l'identifiant | Première colonne obligatoire | N'importe où |
| Colonne rapportée | Par numéro, fragile | Par plage, robuste |
| Correspondance par défaut | Approximative, risquée | Exacte |
| Si rien n'est trouvé | Message d'erreur | Texte personnalisable |
Le dernier point est très appréciable : plutôt qu'un code d'erreur qui pollue le tableau, vous pouvez afficher « non trouvé », ce qui rend le fichier présentable à quelqu'un d'autre.
Les erreurs classiques, et leur cause réelle
Un message d'erreur alors que la valeur existe visiblement. Dans neuf cas sur dix, il s'agit d'espaces invisibles en fin de cellule, ou d'un identifiant stocké en texte d'un côté et en nombre de l'autre. Les deux ne se ressemblent pas pour Excel, même s'ils s'affichent pareil.
Des résultats justes en haut, faux en bas. La plage n'a pas été figée. Quand on recopie la formule vers le bas, la plage de recherche descend avec elle et finit par sortir du catalogue.
Des résultats qui changent après une insertion de colonne. Symptôme typique de RECHERCHEV et de son numéro de colonne. C'est la meilleure raison de passer à la fonction récente.
Le réflexe de contrôle à prendre systématiquement
Une formule de recherche est dangereuse parce qu'elle échoue en silence. Avant de considérer un croisement comme terminé, faites trois vérifications qui prennent moins d'une minute.
Comptez les résultats non trouvés. Un compteur qui affiche le nombre d'erreurs vous dit immédiatement si le croisement est complet. Zéro erreur sur mille lignes est rare : c'est souvent le signe que la correspondance approximative a comblé les trous à votre place.
Vérifiez trois lignes au hasard, en bas du tableau. Pas les premières : ce sont celles qu'on regarde en écrivant la formule, et elles sont presque toujours justes. Ce sont les dernières qui révèlent une plage mal figée.
Comparez les totaux. Si vous rapatriez des montants, la somme obtenue doit être cohérente avec celle du catalogue source. Un écart important signale des correspondances manquées ou dupliquées.
Ces trois contrôles évitent l'essentiel des mauvaises surprises, en particulier sur les fichiers qu'on transmet à un comptable ou à un client.
Vous ne savez pas quelle version vous avez, ni laquelle prendre ? Le comparatif des éditions est ici.
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RECHERCHEV existe depuis toujours et fonctionne partout. RECHERCHEX, en revanche, n'a été introduite que dans les versions récentes : sur une version ancienne, la fonction n'existe simplement pas, et un fichier qui l'utilise affichera une erreur sur les postes non à jour.
C'est un point à vérifier avant de refaire tous vos classeurs avec la nouvelle fonction, en particulier si vous les échangez avec des collègues restés sur une ancienne suite. Une suite Office 2024 Standard vous met à niveau sur ce point. Notre article faut-il mettre à jour détaille ce qui change entre les générations.
Questions fréquentes
Peut-on chercher sur deux critères à la fois ?
Pas directement. L'astuce courante consiste à créer une colonne qui concatène les deux critères, des deux côtés, et à chercher sur cette colonne combinée.
La fonction ralentit-elle un gros fichier ?
Oui, quand elle est recopiée sur des dizaines de milliers de lignes avec des plages entières. Limitez la plage aux lignes réellement utilisées.
Faut-il trier le tableau source ?
Seulement en correspondance approximative. En correspondance exacte, l'ordre n'a aucune importance.
Ces fonctions existent-elles dans les tableurs gratuits ?
La fonction historique, oui. La plus récente est absente ou incomplète selon les outils, ce qui pose problème pour échanger des fichiers.
Retenez surtout une chose : renseignez toujours le type de correspondance. À elle seule, cette habitude supprime la majorité des erreurs silencieuses.
Reste à la mettre en place. L'achat unique s'installe une fois et ne demande plus rien ensuite.
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