Votre document fait trois pages, le tableau tient pile en bas de la deuxième. Vous l'envoyez, et on vous répond que le tableau est coupé et qu'une page vide s'est ajoutée. Personne n'a rien touché : une police manquante chez le destinataire a suffi à recomposer le document.
Pourquoi une police manquante décale tout le document
Par défaut, un fichier .docx ne contient pas les polices utilisées : il contient leur nom. À l'ouverture, Word demande au système « donne-moi Futura Book ». Si la police est installée, tout va bien. Sinon, Word n'affiche aucune erreur : il en choisit une autre et continue.
Or deux polices n'occupent pas la même place. Une police plus large ajoute à chaque mot quelques dixièmes de millimètre : invisible sur une ligne, la dernière ligne du paragraphe bascule à la suivante, et sur vingt pages vous récoltez une page en trop et une table des matières fausse.
Installer Aptos répare un document. Sur un parc où les postes n'ont pas la même génération d'Office, la scène se rejoue à chaque envoi, document après document.
Savoir quelle police manque, exactement
La substitution est un affichage, pas une modification : le nom d'origine reste écrit dans le fichier et la police réapparaît intacte chez qui la possède. Chacun voit donc un document différent, et croit voir le bon. Word sait pourtant vous dire ce qu'il remplace : ouvrez Fichier > Options > Avancé, section Afficher le contenu du document, puis Substitution des polices. Word y liste les polices absentes et leur remplaçant ; les libellés varient selon la version. La même boîte propose Convertir définitivement, qui inscrit le remplacement dans le fichier : pratique, mais l'information d'origine est perdue — sauvegardez une copie avant.
Installer la police manquante : la réponse gratuite, à essayer d'abord
Une fois le nom connu, le plus simple est d'installer cette police sur le poste qui ouvre le document : le cas présent et tous les suivants sont réglés, sans toucher au fichier. Demandez le .ttf ou le .otf à l'expéditeur, ou récupérez-le à sa source quand la police est distribuée librement, comme celles de Google Fonts.
Sous Windows, clic droit sur le fichier puis Installer. Détail rarement précisé : ce clic n'installe la police que pour votre session, dans %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Windows\Fonts. Pour qu'elle serve aux autres comptes et au système, choisissez Installer pour tous les utilisateurs, l'entrée au bouclier, qui réclame les droits administrateur. Refermez puis rouvrez Word : la liste des polices n'est généralement relue qu'au démarrage.
Cas très fréquent : Aptos, la police par défaut de la suite bureautique depuis 2024, se télécharge sur le centre de téléchargement de Microsoft sous le nom Microsoft Aptos Fonts. Microsoft la destine aux machines sans accès à son service de polices en ligne, et le paquet s'installe aussi bien sous Windows que sur un Mac : de quoi dépanner un poste sous Office 2016, une machine hors ligne, ou LibreOffice.
Deux limites : une fonte commerciale ne se partage pas, l'expéditeur n'a pas le droit de vous l'envoyer ; et si le document est déjà parti chez dix personnes, l'installer chez vous ne règle que votre cas.
Incorporer les polices dans un .docx avant de l'envoyer
Si le document doit rester modifiable, Word sait embarquer les polices dans le fichier. Sur Word pour Windows : Fichier > Options > Enregistrement, section Conserver la fidélité lors du partage de ce document, puis Incorporer les polices dans le fichier. Deux sous-options apparaissent :
- Incorporer uniquement les caractères utilisés : allège nettement le fichier, mais le destinataire n'aura que les caractères déjà présents. À décocher s'il doit modifier le texte.
- Ne pas incorporer les polices système courantes : évite d'embarquer celles déjà fournies avec Windows et Office. Bon compromis.
Trois réserves expliquent l'essentiel des échecs. L'option est celle de Word pour Windows : sur Mac elle existe dans Word pour Microsoft 365, pas dans toutes les éditions en achat unique ; Word pour le web ne la propose pas. Toutes les polices ne sont pas incorporables : TrueType et OpenType portent un indicateur d'autorisation, et une fonte en installation restreinte sera refusée. Enfin, la prise en charge est inégale hors de la suite Microsoft : LibreOffice sait lire les polices incorporées d'un .docx, Google Docs les ignore.
| Votre situation | Ce qu'il faut faire |
|---|---|
| Vous recevez un document décalé | Identifiez la police absente et installez-la. Gratuit le plus souvent. |
| Le destinataire doit seulement lire ou imprimer | Export PDF depuis Word. |
| Il doit modifier, versions d'Office différentes | Incorporez les polices, sans cocher « uniquement les caractères utilisés ». |
| Police commerciale non incorporable | PDF, ou remplacez-la par une police système avant l'envoi. |
Le cas Aptos contre Calibri, la panne la plus courante aujourd'hui
Calibri, police par défaut depuis Office 2007, a laissé la main à Aptos, annoncée mi-2023 et généralisée sur Microsoft 365 courant 2024. Office 2024 en hérite ; Office 2021 est resté sur Calibri par défaut. Nuance rarement dite : Office 2019 et 2021 récupèrent en général Aptos tout seuls, en « police cloud », au lancement de Word. Le décalage surgit quand ce service n'est pas joignable — poste hors ligne, stratégie d'entreprise qui bloque les polices cloud — sur des installations plus anciennes, ou hors de la suite Microsoft : LibreOffice, Google Docs, un Mac sans Office.
Un piège s'ajoute : la police par défaut n'est pas nommée directement, elle apparaît comme +Corps et +Titres, le jeu de polices du thème. Un Ctrl+A suivi d'un changement de police applique bien une mise en forme directe, titres compris — mais il ne couvre ni les en-têtes, ni les pieds de page, ni les zones de texte, ni les notes, et les styles continuent de pointer vers la police du thème : le paragraphe suivant repartira en Aptos. Passez plutôt par l'onglet Création > Polices pour fixer un jeu explicite et répandu : Calibri, Arial, Times New Roman. Notre guide pour choisir la bonne version d'Office précise ce que chaque édition embarque.
Word, Excel et PowerPoint puisent dans le même jeu de polices de thème. Des postes sur la même version d'Office partagent ces polices-là, et le décalage lié au thème s'éteint pour les documents courants.
Voir les 26 offresÇa se décale toujours : les autres causes et le dernier recours
L'incorporation ne résout pas tout. Trois facteurs recomposent un document malgré des polices identiques des deux côtés. L'imprimante par défaut : Word calcule la pagination d'après le pilote d'impression actif, et deux postes aux imprimantes différentes affichent parfois des sauts de page différents. La version d'Office, dont le moteur de mise en page évolue. L'origine du fichier enfin : passé par Google Docs ou un vieux .doc, il arrive avec ses propres correspondances de polices.
Reste le dernier recours, quand Word jure que rien ne manque. Copiez le .docx, renommez la copie en .zip et ouvrez-la : c'est une archive. word/fontTable.xml liste les polices réellement déclarées ; word/theme/theme1.xml donne le jeu du thème caché derrière +Corps et +Titres. Et si vous avez coché l'incorporation, un dossier word/fonts/ doit contenir des fichiers .odttf : s'il manque, l'incorporation a échoué en silence, le plus souvent parce que la fonte l'interdit.
PDF pour lire, postes alignés pour travailler
Si le document n'a pas vocation à être modifié, le PDF règle la question : les polices sont embarquées à l'export, en sous-ensemble le plus souvent, et la pagination est figée. Passez par Fichier > Enregistrer sous en type PDF, ou par Fichier > Exporter > Créer PDF/XPS, dont le bouton Options permet de demander une conformité PDF/A pour l'archivage. Un avis tranché : évitez les convertisseurs en ligne pour un devis, un contrat ou tout document nominatif. Le fichier atterrit sur un serveur tiers, sans garantie sur sa conservation, alors que Word exporte en PDF hors ligne. Le PDF renonce en revanche à l'édition : si les deux besoins coexistent, envoyez les deux fichiers.
Rien de ce qui précède n'exige d'acheter quoi que ce soit. Le budget arrive après, quand la scène se rejoue à chaque envoi. Nos licences Office couvrent les éditions récentes de Word, Excel et PowerPoint, avec Office 2024 Standard pour un poste unique en achat unique. Côté système, ce sont les versions de Windows — pas la licence — qui apportent les jeux de polices : nos licences Windows servent à passer sur une version à jour. Si seul le traitement de texte compte, voyez l'achat de Word seul.
Face à une police manquante, commencez donc par l'installer sur le poste qui ouvre le document : c'est gratuit et durable. Ensuite seulement, PDF pour ce qui doit être lu, polices incorporées pour ce qui doit être modifié.
Le bon logiciel évite la moitié des problèmes décrits plus haut. Autant partir sur celui qui correspond à votre usage.
Voir Office 2024 Standard → Licence livrée par e-mail · support en français · paiement sécurisé- Windows est passé en anglais : remettre le français
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Questions fréquentes
Pourquoi mon document se décale-t-il en changeant d'ordinateur ?
Parce que la police utilisée n'existe pas sur le second poste. Word la remplace alors automatiquement par une autre, dont les lettres n'ont pas la même largeur : la mise en page se déplace en cascade.
Comment savoir quelle police manque ?
Word l'annonce à l'ouverture par un message de substitution. Vous pouvez aussi consulter les polices employées dans les propriétés du document.
Faut-il acheter la police manquante ?
Pas nécessairement. Incorporer les polices au document règle le problème pour ceux qui le reçoivent, sans rien installer chez eux.
Comment éviter le problème à l'avenir ?
Deux réflexes : incorporer les polices dans les options d'enregistrement, ou envoyer un PDF dès que la mise en page compte davantage que la possibilité de modifier.