Vous envoyez un tableau de salaires ou un fichier client, et vous voulez que seul le destinataire puisse l'ouvrir. Protéger un fichier Excel par mot de passe tient en quelques clics — encore faut-il cliquer sur la bonne commande. Word et Excel en proposent quatre, réparties dans trois menus, et une seule rend le contenu illisible.
Quatre commandes s'appellent « protéger », une seule chiffre
La colonne qui compte est la troisième : tant que le fichier n'est pas chiffré, son contenu reste lisible par qui le récupère.
| Commande | Où la trouver | Chiffre le fichier ? | Contre quoi ça protège |
|---|---|---|---|
| Mot de passe à l'ouverture | Fichier > Informations > Protéger > Chiffrer avec mot de passe | Oui | Clé USB perdue, pièce jointe partie à la mauvaise adresse |
| Mot de passe en modification | Fichier > Enregistrer sous > Outils > Options générales | Non | Un collègue qui écrase l'original par mégarde |
| Protéger la feuille (Excel) / Restreindre la modification (Word) | Onglet Révision | Non | Un clic malheureux dans une formule |
| Marquer comme final | Fichier > Informations | Non | Rien : un bandeau jaune, annulé par « Modifier quand même » |
Word et Excel dans le navigateur n'ajoutent pas de mot de passe et n'ouvrent même pas un fichier déjà chiffré. Le chiffrement à l'ouverture suppose la suite installée sur le poste.
Protéger un fichier Excel par mot de passe à l'ouverture : la seule méthode qui chiffre
La démarche est identique dans Word et dans Excel.
- Ouvrez le document, puis Fichier > Informations.
- Cliquez sur Protéger le document (Word) ou Protéger le classeur (Excel).
- Choisissez Chiffrer avec mot de passe.
- Saisissez le mot de passe, confirmez-le, puis enregistrez le fichier : sans enregistrement, rien n'est appliqué.
Sur Mac, le chemin diffère : dans Excel, Fichier > Mots de passe, champ « Mot de passe pour l'ouverture » ; dans Word, onglet Révision > Protéger le document.
Et là, le piège que presque personne ne mentionne : les 15 caractères du Mac. Sous Windows, le mot de passe monte à 255 caractères ; Word et Excel pour Mac s'arrêtent à 15. Microsoft le documente noir sur blanc : un fichier protégé sous Windows par un mot de passe plus long ne s'ouvrira pas sur un Mac, même avec le bon mot de passe. Destinataire sur Mac : restez sous 15 caractères.
Sur les versions récentes d'Office, le chiffrement d'un .docx ou d'un .xlsx repose sur AES 256 bits, la clé étant dérivée du mot de passe par 100 000 passages de SHA-512 : deviner devient très coûteux, à condition que le mot de passe soit long. Trois réflexes complètent le dispositif :
- Faites long plutôt que compliqué. Une phrase de passe de plusieurs mots que vous retenez vaut mieux qu'un « Tr#7z! » oublié le lendemain : ici, c'est la longueur qui décourage les essais automatisés.
- Restez en .docx / .xlsx. Les vieux .doc et .xls d'Office 97-2003 s'appuient par défaut sur du RC4 sur 40 bits, cassé depuis longtemps : ré-enregistrez au format moderne avant de poser le mot de passe.
- Ne transmettez jamais le mot de passe dans le même e-mail que la pièce jointe. SMS, appel : n'importe quel autre canal fait l'affaire.
Vérifier que le fichier est réellement chiffré. Dupliquez-le et renommez la copie en .zip. Un .xlsx ordinaire est une archive ZIP : elle s'ouvre, et vous y voyez les dossiers xl et docProps. Un fichier chiffré n'est plus une archive valide, Windows refuse de l'ouvrir. Autre signe : l'aperçu de l'Explorateur devient vide et la recherche ne retrouve plus le contenu.
Un avis tranché, pour finir : ne posez pas de mot de passe d'ouverture sur un fichier qui vit dans OneDrive ou SharePoint. Vous perdez la co-édition, l'aperçu et la recherche, sans rien gagner face à quelqu'un qui a déjà le lien. Ce mot de passe est fait pour un fichier qui voyage ; sur un espace partagé, ce sont les autorisations qui travaillent.
Les fausses protections : mot de passe en modification et protection de feuille
Le mot de passe en modification se cache là où personne ne le cherche : Fichier > Enregistrer sous, puis le bouton Outils à gauche du bouton Enregistrer, et Options générales. Le premier champ, « mot de passe pour la lecture », chiffre : c'est la protection précédente. Le second, « mot de passe pour la modification », ne chiffre rien : le destinataire clique sur Lecture seule, voit tout le contenu et en enregistre une copie modifiable. Ce n'est pas une faille, c'est le comportement prévu. « Marquer comme final » ne fait pas mieux : un bandeau jaune que « Modifier quand même » lève aussitôt.
La protection de feuille, elle, est le malentendu le plus coûteux. Dans l'onglet Révision, « Protéger la feuille » verrouille les cellules et peut masquer les formules. Pratique pour qu'un utilisateur ne casse pas un calcul. Mais le classeur n'est pas chiffré : la protection n'est qu'un attribut inscrit dans le fichier, qu'Excel accepte de respecter.
C'est vérifiable — et c'est la manipulation de dernier recours si vous perdez le mot de passe d'une feuille de votre propre classeur : travaillez sur une copie, renommez-la en .zip, extrayez xl/worksheets/sheet1.xml et ouvrez-le dans le Bloc-notes, supprimez la balise commençant par <sheetProtection, replacez le fichier dans l'archive et redonnez l'extension .xlsx. La feuille s'ouvre déverrouillée, sans rien installer.
Conséquence : ne dissimulez jamais des données sensibles dans une feuille masquée d'un classeur diffusé. Prix d'achat, marges, coordonnées de salariés : ce qui ne doit pas sortir ne doit pas être dans le fichier envoyé.
Mot de passe perdu : ce qui se récupère et ce qui ne se récupère pas
Un mot de passe de feuille ou de structure se contourne, on vient de le voir. Un mot de passe d'ouverture, non : Microsoft n'en conserve aucune copie et ne peut pas déverrouiller votre fichier. Pas de porte dérobée : les outils de récupération essaient les mots de passe un par un, ce qui devient sans espoir dès que le vôtre est long. Trois précautions, donc, avant de cliquer sur OK :
- Rangez-le dans un gestionnaire de mots de passe, pas dans un « mdp.txt » posé à côté du fichier.
- Gardez une sauvegarde du document dans un emplacement dont vous maîtrisez l'accès.
- En entreprise, deux personnes au moins connaissent le mot de passe d'un fichier de production : un départ suffit à transformer le tableau de bord en caillou.
Quant aux services en ligne qui promettent de « déprotéger » un document : vous téléversez chez un inconnu le fichier que vous vouliez garder confidentiel.
Le chiffrement protège la confidentialité, pas la disponibilité : un rançongiciel rechiffre un fichier protégé, et un logiciel espion lit le mot de passe pendant que vous le tapez.
Voir les 14 offresÇa ne marche toujours pas : les blocages courants
- « Chiffrer avec mot de passe » est grisé. Document en lecture seule ou ouvert depuis une pièce jointe : enregistrez-le dans un vrai dossier, fermez-le, rouvrez-le.
- Vous travaillez sur un .csv. Du texte brut ne se chiffre pas. Passez en .xlsx avant de protéger.
- Vous êtes dans la version web. Word et Excel dans le navigateur n'ajoutent pas de mot de passe et n'ouvrent pas un fichier chiffré : il faut la version installée.
- Le fichier s'ouvre sans rien demander chez le destinataire. Vous avez envoyé une copie enregistrée avant la protection, ou vous n'avez protégé que la feuille.
- Il demande un mot de passe, mais on peut cliquer sur « Lecture seule ». C'est un mot de passe en modification. Refaites la manipulation par Fichier > Informations.
- « Mot de passe incorrect » alors qu'il est bon. Verrouillage des majuscules, clavier en QWERTY, espace parasite — ou les 15 caractères du Mac.
- Excel réclame un mot de passe pour un classeur que vous n'avez pas protégé. Cherchez une liaison vers un classeur source protégé, ou un projet VBA verrouillé.
Ce que le mot de passe ne remplace pas
Un fichier chiffré reste supprimable, reste chiffrable une seconde fois par un rançongiciel, et son mot de passe ne vaut plus rien si un logiciel espion enregistre votre frappe clavier. Le chiffrement protège la confidentialité, pas la disponibilité : une solution antivirus à jour et une sauvegarde régulière restent la base.
Sans Word ni Excel installés, ces manipulations sont hors de portée. Mais soyons clairs : LibreOffice fait le travail gratuitement. Il ouvre un .docx ou un .xlsx chiffré dont vous avez le mot de passe, et il chiffre les documents qu'il enregistre (case « Enregistrer avec un mot de passe »). Pour protéger deux fichiers par an, inutile d'acheter quoi que ce soit.
Le calcul change quand vous manipulez chaque jour des classeurs sensibles, avec des macros ou des mises en page qui doivent survivre à l'aller-retour avec un comptable : la conversion laisse des traces. Notre comparatif des versions d'Office en 2026 détaille les écarts entre éditions, et l'article sur l'achat de Word seul explique pourquoi la suite complète est souvent plus intéressante. Dans la gamme Office, les éditions 2021 et 2024 s'achètent en une fois, sans abonnement, Office 2024 Professionnel Plus étant la plus complète.
La règle tient en une phrase : pour protéger un fichier Excel ou Word par mot de passe, seul le chiffrement à l'ouverture compte — le reste relève du confort d'équipe. Et notez ce mot de passe avant de fermer le document.
Reste à la mettre en place. L'achat unique s'installe une fois et ne demande plus rien ensuite.
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