Préparer le poste informatique d'un nouveau salarié

Dans une petite structure, l'équipement informatique d'un nouvel arrivant se prépare rarement à l'avance. Résultat : une première journée passée à attendre une adresse e-mail et un accès aux dossiers partagés. Voici la liste de ce qu'il faut avoir réglé avant qu'il pousse la porte.

1. La machine et son système

Premier arbitrage : poste neuf ou poste récupéré. Un ordinateur qui a servi doit être réinstallé proprement, jamais simplement vidé de ses fichiers. On évite ainsi de transmettre des accès enregistrés, des données de l'ancien occupant et des logiciels que plus personne ne maîtrise. Nos guides réinstaller Windows 11 depuis une clé USB et créer une clé USB bootable couvrent l'opération.

Second arbitrage, plus structurant : l'édition de Windows. Sur un poste isolé, l'édition Famille peut suffire. Dès qu'il s'agit d'administrer plusieurs machines, Windows 11 Pro apporte trois choses qui manquent cruellement sinon : le rattachement à une gestion centralisée, le chiffrement pilotable du disque, et la maîtrise du calendrier des mises à jour. Nous détaillons ces écarts dans Famille ou Pro, et les conséquences concrètes dans chiffrer son disque et Windows Update bloqué.

Vérifiez enfin la compatibilité si la machine est ancienne : voir la configuration requise par Windows 11 et, pour les postes restés sur l'ancienne version, la fin du support de Windows 10.

2. La bureautique et la messagerie

Le choix se joue entre deux modèles, et il dépend surtout de la messagerie.

Si vous avez besoin d'une adresse professionnelle au nom de l'entreprise, d'un espace de fichiers partagé et d'un accès depuis plusieurs appareils, l'abonnement est le chemin naturel : Microsoft 365 Business Standard réunit les trois, et l'article Business Standard, pour qui en détaille le périmètre.

Si la messagerie est déjà gérée ailleurs et que le besoin se limite au traitement de texte et au tableur, l'achat unique revient nettement moins cher sur la durée : Office 2024 Standard ou Office 2024 Professionnel Plus selon que le poste a besoin ou non de la base de données et de la messagerie locale. Notre comparatif Office 2024 ou Microsoft 365 pose le calcul, et abonnement ou achat unique pour une TPE le traite du point de vue de la trésorerie.

Point de vigilance : vérifiez le nombre de postes encore disponibles sur vos licences existantes avant de promettre quoi que ce soit. C'est le blocage classique du jour J. Voir transférer ou réinstaller Office pour récupérer une licence libérée par un départ.

3. La sécurité, avant la première connexion

Un poste neuf part avec la protection intégrée à Windows, qui constitue un socle correct mais minimal. Sur une machine professionnelle, quatre éléments doivent être en place avant la première navigation :

• Un antivirus sous licence à jour. Une licence multi-postes comme McAfee Total Protection évite la situation classique du poste oublié dont l'abonnement a expiré. Voir notre comparatif pour PME.
• Le chiffrement du disque si le poste est un portable qui sort des locaux.
• Un compte utilisateur sans droits d'administrateur pour l'usage quotidien. C'est la mesure la plus efficace et la moins appliquée : elle bloque l'essentiel des installations involontaires.
• La sauvegarde activée dès le premier jour, et non « quand il y aura des fichiers » — voir sauvegarder automatiquement ses documents.

Prévoyez aussi dix minutes de sensibilisation le premier jour : reconnaître un message frauduleux évite plus d'incidents que n'importe quel outil. Nos articles pièces jointes piégées et arnaque au faux support technique servent de support tout prêt.

4. Les accès, le réseau et le métier

Un conseil de méthode avant la liste : préparez le poste au moins la veille, et ouvrez-le une fois avec le compte du nouvel arrivant. Une configuration qui semble terminée révèle presque toujours un dernier détail au premier usage réel — une mise à jour de trois quarts d'heure qui se déclenche, un mot de passe à changer à la première connexion, un logiciel métier qui réclame une activation. Découvrir cela la veille coûte dix minutes ; le découvrir devant la personne qui attend coûte sa première matinée, et donne d'emblée une impression d'improvisation.

C'est la partie qu'on découvre toujours en retard, parce qu'elle ne s'achète pas. Établissez la liste : dossiers partagés, logiciel de gestion ou de comptabilité, accès bancaires si la fonction l'exige, imprimante, téléphonie, outils sectoriels.

Deux détails font gagner un temps considérable. L'imprimante réseau doit être configurée avec une adresse fixe, faute de quoi elle disparaîtra du poste au bout de quelques semaines — voir imprimante qui n'imprime plus. Et le Wi-Fi professionnel doit utiliser une clé distincte de celle communiquée aux visiteurs, comme expliqué dans sécuriser son Wi-Fi.

Si le poste est destiné au télétravail, l'équipement complet est détaillé dans télétravail : de quoi a-t-on besoin vraiment.

5. Ce qu'on écrit toujours trop tard : la procédure de départ

Le meilleur moment pour préparer le départ d'un salarié est le jour de son arrivée. Non par pessimisme, mais parce que la liste des accès ne sera jamais aussi exacte qu'à ce moment-là.

Notez au fur et à mesure les comptes créés, les licences attribuées et les partages ouverts. Le jour du départ, quatre gestes suffisent alors : désactiver les comptes plutôt que les supprimer immédiatement, libérer les licences pour qu'elles servent au suivant — voir transférer une licence Windows —, changer les clés partagées, et récupérer les données locales avant de réinstaller le poste.

Pour la vue d'ensemble de l'équipement, notre article équiper son entreprise en licences Microsoft et les packs multi-postes permettent de traiter le sujet poste par poste sans multiplier les achats séparés — un pack revenant sensiblement moins cher que la somme des licences prises à l'unité.